Apakah saat ini Anda sedang berencana mengadakan online meeting di bulan Ramadan? Jika iya, maka Anda perlu melakukan persiapan matang supaya pertemuan virtual yang Anda selenggarakan bisa berjalan lebih efektif dan efisien. Alasannya, ketika banyak peserta meeting sedang menjalankan puasa, mereka lebih mudah terdistraksi dengan rasa lelah, kehilangan fokus, juga karena harus menahan rasa lapar dan haus.
Nah, persiapan apa saja yang perlu Anda lakukan agar meeting online di bulan puasa ini bisa berjalan lancar?
6 Persiapan Agar Meeting Online Berjalan Lancar di Bulan Ramadan
1. Penjadwalan Meeting di Waktu Produktif
Sebelum melakukan meeting virtual, Anda sebagai penyelenggara mungkin bisa bikin kuesioner terlebih dahulu untuk mengetahui waktu yang tepat bagi semua peserta untuk mengikuti meeting online. Jadwal meeting yang disepakati bersama di awal akan membuat peserta nyaman dan kehadirannya tidak disertai rasa terpaksa.
2. Lakukan Ice Breaking di Awal
Adanya keharusan mengikuti virtual meeting kadang menimbulkan perasaan enggan pada sebagian peserta. Akibatnya, ruang meeting online jadi terasa kaku dan tidak menyenangkan.
Solusinya, lakukan ice breaking terlebih dahulu di awal meeting, begitu seluruh peserta sudah berkumpul. Beberapa jenis ice breaking yang bisa Anda coba, misalnya truth or dare, tebak gambar, tebakan 3 kata, dan sebagainya. Topik yang diangkat dalam permainan juga bisa dihubungkan dengan tema meeting.
3. Siapkan Materi yang Singkat dan Padat
Materi meeting sebaiknya singkat dan padat supaya tujuan Anda mengadakan pertemuan bisa tercapai. Materi yang panjang hanya akan menghabiskan waktu dan bisa membuat peserta merasa bosan. Jangan lupa, penyampaian materi harus pula ditentukan berapa lama waktunya, disertai dengan sesi break supaya tidak membosankan.
4. Wajib Ada Moderator
Dalam pertemuan virtual, ada baiknya Anda sudah menentukan moderator. Tanpa ada moderator, biasanya diskusi cenderung melebar dan keluar dari fokus utama. Moderator menjadi orang yang menjaga fokus meeting sesuai yang sudah ditentukan, termasuk mengatur keberlangsungan jalannya meeting online agar tidak ada gangguan.
5. Handout Biar Meetingnya Semangat
Jadikan online meeting yang Anda selenggarakan di bulan Ramadan lebih spesial dari biasanya dengan mengirimkan handout meeting, berupa materi, booklet, dan sebagainya.
Lalu sebagai pengganti coffee break yang biasanya ada di setiap meeting, Anda juga bisa mengirimkan bingkisan berupa Kopi Kapal Api berbagai varian rasa yang bisa peserta nikmati bersama keluarga saat sahur atau setelah berbuka puasa. Secangkir Semangat Kopi Kapal Api bisa bikin Anda siap menghadapi hari yang lebih produktif.
6. Sediakan Waktu untuk Berinteraksi
Dalam pelaksanaan pertemuan tanpa tatap muka, tetap saja perlu adanya interaksi dari para peserta. Dengan cara ini, peserta bisa menyampaikan umpan balik, masukan, saran atau mengajukan pertanyaan. Interaksi seperti ini juga membuka ruang diskusi untuk bersama-sama mencari solusi atau menemukan ide-ide yang lebih inovatif.
***
Tantangan menyelenggarakan online meeting di bulan Ramadan memang cukup besar, terutama berkaitan dengan waktu penyelenggaraan, fokus peserta, termasuk kondisi masing-masing peserta yang sedang menjalankan puasa. Untuk itu, diperlukan persiapan matang sekaligus menemukan cara terbaik agar meeting virtual bisa berjalan dengan lebih interaktif.
